Elektronizácia účtovníctva prináša modernizáciu, úsporu času, miesta a administratívy. Už od roku 2022 majú účtovné jednotky možnosť viesť svoje účtovníctvo v plne elektronickej podobe. Napriek tomu stále pretrvávajú otázky – musíme si nechávať aj papierový originál? Môžem bloček po naskenovaní vyhodiť? A ako je to s dokladmi z eKasy?

Tieto praktické otázky rieši najnovší informačný materiál Finančného riaditeľstva SR z mája 2024. My vám prinášame zrozumiteľné zhrnutie najdôležitejších odpovedí.

1. Transformácia dokladov: Naskenujem – a hotovo?

Zákon o účtovníctve umožňuje od roku 2022 transformáciu dokladov z papierovej do elektronickej podoby, napríklad prostredníctvom:

• skenovania,
• mobilnej aplikácie,
• automatického nahratia do softvéru s časovou pečiatkou.

Dôležité je, aby tento elektronický doklad spĺňal podmienky zákona:

• vierohodnosť pôvodu – musí byť zrejmé, kto a kedy ho zaevidoval,
• neporušenosť obsahu – žiadne zmeny vo faktoch na doklade,
• čitateľnosť – musí byť dobre viditeľný.

Ak tieto podmienky splníte, papierový doklad môžete zlikvidovať – teda ho nie je potrebné ďalej archivovať.

2. Kde a ako uchovávať elektronickú dokumentáciu?

Zákon síce nepredpisuje konkrétny softvér, ale kladie dôraz na:

• bezpečnosť uchovávania,
• dôkazné schopnosti,
• vnútorný kontrolný systém (napr. smernice, zodpovedné osoby, evidenčné procesy).

Možnosti archivácie v praxi:

• priamo v účtovnom softvéri (príloha k účtovným zápisom),
• v cloudovom riešení (napr. Google Drive, OneDrive),
• na zabezpečených externých diskoch,
• prostredníctvom služieb tretej strany.

Dôležité: Finančná správa nevydáva certifikáty a nevedie zoznam "schválených" archivačných spoločností.

3. Ako dlho musím archivovať elektronickú dokumentáciu?

Od 1. 1. 2018 je lehota archivácie 10 rokov po konci účtovného obdobia. Uchovávať treba:

• účtovnú závierku, výročné správy, výkazy,
• účtovné knihy, účtové rozvrhy, inventúry,
• všetky doklady, ktoré preukazujú spôsob vedenia účtovníctva.

Ak máte majetok, ktorého sa doklad týka, archivácia začína až od jeho vyradenia, nie od nákupu.

4. Ktoré doklady nestačí mať len elektronicky?

Niektoré dokumenty musíte uchovávať v papierovej podobe, ak to vyžaduje iný zákon. Napr:

• zmluvy na právne účely,
• doklady potrebné pri reklamáciách alebo zárukách,
• dokumenty k dôchodkovému zabezpečeniu zamestnancov (napr. mzdové listy).

5. Čo eKasa, POS terminál a bločky z automatu? Tu sú najčastejšie otázky a odpovede z praxe:

• Musím uchovávať potvrdenky z platobného terminálu?
  Nie, ak podľa nich neúčtujete a nie sú potrebné napr. na reklamáciu.
• Doklady z e-Kasy stačí naskenovať?
  Áno, ak viete zabezpečiť čitateľnosť, vierohodnosť a neporušenosť obsahu.
• Musím archivovať ústrižky z fľaškomatu?
  Nie, ak o zálohách účtujete na základe súhrnných údajov z eKasy a iné predpisy si archiváciu nevyžadujú.

6. Zamestnanec poslal fotku bločka – stačí to?

Nie. Pokiaľ účtovná jednotka chce bloček zaúčtovať, musí ho mať v podobe, v akej bol vydaný – teda fyzicky.
Transformáciu do elektronickej formy môže urobiť až firma.
Ak to chcete zmeniť, musíte mať:

• upravený interný predpis,
• jasný postup, ako bude doklad overený, uchovaný a kým.

7. Klient končí podnikanie – kto archivuje jeho účtovníctvo?

Ak ide o firmu bez právneho nástupcu (napr. zahraničnú osobu), môžete ako účtovná firma prevziať archiváciu jeho dokumentácie. V takom prípade:

• nie je potrebné mať viazanú živnosť „správa registratúry“,
• je však potrebné oznámiť štátnemu archívu, kde sa dokumenty nachádzajú,
• klient musí byť zaradený do kategórie pôvodcov registratúry a po uplynutí lehôt sa rozhoduje, či dokumenty zničiť alebo uložiť v archíve.

Záver: Áno, digitalizujte – ale zodpovedne

Vedenie účtovníctva v elektronickej podobe je dnes úplne legálne a pohodlné.
Zároveň je však potrebné myslieť na to, že digitalizácia nenahrádza povinnosť dodržať zákonné náležitosti. Ak procesy nastavíte správne – môžete papierové doklady vyhodiť bez výčitiek.

Ak si nie ste istí, či sú vaše interné smernice a postupy správne, radi vám pomôžeme. Naša účtovná firma vám poradí, ako bezpečne prejsť na plne elektronickú archiváciu a byť pritom v súlade so zákonom.