Digitalizácia účtovníctva: Ako na ňu prejsť a aké má výhody?
od papierových záznamov a ručného spracovania účtovných dát k elektronickému ukladaniu, spracovaniu a zdieľaniu údajov.
Každý elektronický účtovný záznam musí spĺňať tri kritériá:
- vierohodnosť pôvodu – ktorá sa spravidla preukazuje podpisovým záznamom vyhotoviteľa, alebo interným kontrolným mechanizmom účtovných záznamov,
- neporušenosť obsahu – obsah účtovného záznamu na strane vyhotoviteľa musí byť rovnaký, ako na strane prijímateľa,
- čitateľnosť – elektronický dokument musí byť čitateľný ľudským okom.
V praxi je bežným postupom, že podnikatelia skenujú fyzické dokumenty (napríklad bločky, faktúry a podobne) a potom ich zasielajú svojim účtovníkom. Ide o omnoho praktickejšiu formu, ako doručovať tieto materiály v listinnej podobe, čo sa obvykle vykonávalo minimálne raz do mesiaca.
Skenovanie však musí splniť niektoré podmienky:
- výsledný elektronický dokument musí byť 100% zhodný s fyzickou predlohou,
- elektronický dokument musí byť bez problémov čitateľný voľným ľudským okom, žiadne znaky a údaje nesmú byť príliš malé alebo rozmazané;
- sken musí byť vo formáte tzv. rastrovej grafiky, ako sú: .pdf, .jpeg, .jpg, .png či .tiff; nie sú akceptované textové formáty ako “word” či “excel”.
Takto vyhotovený elektronický záznam je potrebné poslať prijímateľovi (teda firme zodpovednej za vedenie účtovníctva) vopred dohodnutou formou. Napríklad mailom, uložením na cloud, zdieľaním prostredníctvom účtovného softvéru a podobne.
Digitalizácia účtovníctva je jednoznačným krokom vpred z hľadiska praktickosti, efektivity a rýchlosti jeho vedenia a spracovania. Tu sú niektoré z hlavných výhod digitalizácie účtovníctva:
- Praktickosť: Digitálny formát umožňuje ľahký prístup k účtovným dátam kedykoľvek a kdekoľvek. Účtovníci a podnikatelia môžu mať prístup k dôležitým informáciám prostredníctvom počítača, tabletu alebo smartfónu.
- Efektivita: Digitálne nástroje často poskytujú automatizované funkcie, ktoré zjednodušujú procesy účtovníctva. Tieto funkcie môžu zahŕňať automatické generovanie faktúr, sledovanie výdavkov, integráciu s bankovými účtami a automatické vypočítavanie daní.
- Rýchlosť: Digitalizácia umožňuje okamžité spracovanie účtovných údajov. To znamená, že účtovníci môžu rýchlo vykonávať analýzy a generovať správy, čo pomáha pri rýchlych rozhodnutiach a riadení podnikania.
- Presnosť: Digitálne nástroje často minimalizujú chyby spojené s manuálnym vstupom údajov. Automatické výpočty a validácie dát prispievajú k vyššej presnosti účtovníctva.
- Ukladanie a archivácia: Digitálne účtovné dáta môžu byť ľahko ukladané a archivované v elektronickej forme. To uľahčuje uchovávanie a neskôr vyhľadávanie dôležitých dokumentov a údajov.
- Environmentálna udržateľnosť: Prechod na digitálne účtovníctvo môže tiež prispieť k udržateľnejšiemu podnikaniu tým, že sa minimalizuje používanie papiera a iných materiálov.
Celkovo je digitalizácia účtovníctva významným krokom vpred pre podnikateľov a účtovníkov, ktorý prináša mnoho výhod v podobe praktickosti, efektivity, rýchlosti a presnosti.